KD 4.3 Menyusun kembali format dokumen pengolah kata dan KD 4.4 Mengoperasikan perangkat lunak pengolah angka

MEMBUAT DOKUMEN MENGGUNAKAN PROGRAM PENGOLAH KATA

A. Mengidentifikasi Fungsi Perangkat Lunak Pengolah Kata

1. Mengidentifikasi kegunaan program pengolah kata

     Salah satu aplikasi pengolah kata (word processor) yang paling sering digunakan adalah Windows melalui program Microsoft Word. Versi pertama yang dikeluarkan adalah Microsoft Word versi 6.0 yang sejalan dengan Windows 3.0 atau 3.1. Kemudian sejalan dengan berkembangnya pengetahuan dan teknologi, Microsoft senantiasa mengeluarkan versi demi versi yang menjanjikan perbaikan tampilan dan fasilitas. Ada beberapa versi yang saat ini banyak beredar seperti Microsoft Word 97, 2000 dan Xp. Pada modul ini Microsoft Word yang digunakan adalah versi Xp.

      Berbagai kemudahan yang ditawarkan oleh program pengolah kata akan sangat membantu kita dalam menulis (write) sesuatu mulai dari membuat surat, laporan, ataupun dokumen lainnya termasuk membuat tabel dalam dokumen, memasukkan gambar ke dalam dokumen bahkan membuat halaman web. Bisa kita bandingkan jika kita masih harus mengetik secara manual dengan mesin ketik. Tidak hanya waktu yang dibutuhkan akan lebih lama, tampilannya pun kurang menarik.

2. Mengaktifkan program

Untuk mengaktifkan program pengolah kata (Microsoft Word), program tersebut harus dibuka atau dijalankan. Program ini biasanya terletak pada folder C:/ Program Files / Microsoft Office / Microsoft Word. Tahapan untuk masuk dan menjalankan program Microsoft Word adalah sebagai berikut.

a. Klik menu Start , pada kiri bawah layar monitor.

b. Klik Program (All Program) pada menu.

c. Klik Microsoft Word (jika telah ada pada menu program) atau klik Microsoft Office terlebih dahulu, kemudian pilih Microsoft Word.

d. Maka akan tampil program Microsoft Word  (Jika ikon Ms. Word telah ada pada desktop, maka dapat digunakan sebagai shortcut dengan jalan mengklik dua kali ikon tersebut sehingga keluarlah program Ms Word yang diinginkan.)

3. Mengakses berbagai menu pada program pengolah kata
Menu yang terletak pada Microsoft Word merupakan gabungan dari fungsi-fungsi pengolahan kata. Menu yang terdapat pada Microsoft Word terletak pada bagian atas window. Beberapa fungsi dari menu tersebut biasanya telah muncul pada window Mirosoft Word dengan bentuk ikon yang umumnya terletak di atas dan di bawah gambar kertas.
Menu-menu pada Microsoft Word berjumlah sembilan

Menu Fungsi-fungsi dalam Menu
File New, Open, Close, Save, Save as, Search, Page Setup, Print
Edit Undo, Repeat, Cut, Copy, Paste, Find, Replace, Go to
View Print layout, Header and Footer, Toolbars
Insert Page numbers, Symbol, Picture, Text Box, Object
Format Font, Paragraph, Bullets and Numbering, Borders and Shading
Tools Spelling and Grammar, Letters and Mailing
Table Draw table, Insert, Delete, Select
Window New Window, Arange All, Split
Help Microsoft Word Help

a. File
Menu ini berfungsi sebagai program utama pengolah kata, antara lain membuat dokumen (file) baru, membuka dokumen baru, maupun fungsi mencetak dokumen

b. Edit
Menu Edit berisi fungsi-fungsi untuk mengkopi data, mengulang penulisan, menghapus tulisan dan mencari tulisan.

c. View
Menu view adalah fungsi pengolah kata dalam mengubah bentuk tampilan window serta menambahkan ikon fungsi lainnya

d. Insert
Insert merupakan menu untuk menambahkan data, gambar, simbol, atau jumlah halaman ke dalam dokumen.

e. Format
Format berfungsi dalam pengolahan data dengan mengubah bentuk, besar dan warna huruf, paragraph, dan kolom

f. Tools
Menu ini berisi tambahan fungsi yang dapat digunakan dalam pengolahan kata. Fungsi tambahan tersebut antara lain untuk mengoreksi grammar, pembuatan alamat untuk surat dan penambahan fungsi lainnya.

g. Table
Menu Table merupakan menu untuk mengolah tabel yang dibuat dalam dokumen. Menu ini berisi fungsi menambah, mengurangi dan mengubah-ubah bentuk tabel

h. Window
Menu Window digunakan untuk mengganti tampilan window jika dalam satu waktu, dua dokumen data atau lebih dibuka.

i. Help
Menu ini berisi bantuan jika terdapat permasalahan seputar Microsoft Word

4. Mengidentifikasi fungsi berbagai menu dan ikon pengolah kata
Selain menu yang telah dijelaskan di atas, beberapa fungsi dari menu telah tertampilkan pada window. Ikon-ikon tersebut antara lain sebagai berikut.
a. Tampilan menu pada bagian atas window
b. Ikon yang berfungsi untuk mengedit tulisan
c. Ikon yang berfungsi untuk mengelola dokumen (membuka, menyimpan dan mencetak tulisan)

d. Ikon-ikon untuk mengolah gambar

Cara menggunakan formula pada aplikasi Excel sebetulnya mudah, karena yang relatif sulit adalah menentukan komponen-komponen penyusunnya, fungsi yang digunakan, serta argumen yang menyertainya. Untuk menggunakan formula ini Anda tinggal melakukan klik mouse pada sel atau range dimana Anda ingin menempatkan hasil perhitungan. Sebagai contoh, pada tabel dibawah ini tentunya Anda harus melakukan klik mouse pada sel D3 yang akan menyimpan hasil perhitungan dari sel B3 serta sel C3, dan berikutnya Anda tinggal menuliskan formula yang sesuai pada sel D3 tersebut.

Misalkan saja formula yang akan Anda gunakan pada tabel diatas adalah Harga dikali Jumlah, maka tahapan yang Anda lakukan adalah:

• Klik sel D3
• Ketikan tanda =
• Klik sel B3
• Ketikan tanda *
• Klik sel C3
• Tekan Enter

Hasilnya secara otomatis akan ditampilkan pada sel D3 yaitu 25000.

Formula yang Anda tuliskan bisa dilihat sekaligus dimuat dalam sebuah bar yang dinamakan dengan Formula Bar. Anda tentu mengenal lokasi formula bar ini yang merupakan suatu bar kosong dengan tulisan fx disampingnya serta terletak di bagian atas bidang kerja utama aplikasi Excel.

Jika suatu sel Anda isi dengan data biasa maka isi sel ini akan sama dengan isi pada formula bar, namun jika suatu sel Anda isi dengan formula maka sel akan menampilkan hasil perhitungan dan formula bar akan memuat formulanya. Sebagai contoh, pada gambar berikut ini dapat dilihat bahwa sel D3 menampilkan data 25000 yang merupakan hasil perhitungan, sementara formula bar menampilkan =B3*C3 yang merupakan formula yang digunakan. Jika Anda hendak menyunting formula tersebut maka Anda tinggal meng-klik mouse pada formula bar atau menekan tombol F2 pada keyboard.

Untuk menuliskan formula ini, ada 2 cara yang bisa dilakukan yaitu dengan menggunakan Function Library serta cara manual. Berikut ini penjelasan singkat untuk kedua cara tersebut.

Menggunakan Function Library

Pada aplikasi Excel 2010, Function Library bisa Anda temukan pada ribbon didalam tab Formulas. Isinya berupa seperangkat tombol-tombol perintah penggunaan fungsi yang terbagi kedalam beberapa kategori spesifik seperti misalnya fungsi yang berhubungan dengan akunting dan keuangan dimuat dalam kategori Financial, fungsi yang berhubungan dengan operasi matematika dimuat dalam kategori Math & Trig, dan demikian seterusnya.

Untuk menggunakannya, klik pada sel dimana Anda ingin menuliskan hasil perhitungan kemudian klik salah satu tombol yang sesuai pada group Function Library tersebut. Berikutnya pada daftar pilihan fungsi yang ditampilkan, klik pada fungsi yang ingin Anda gunakan.

Kotak dialog Function Arguments kemudian akan ditampilkan dan Anda tinggal mengisikan argumen pada kolom-kolom isian yang telah disediakan didalam kotak dialog tersebut sesuai dengan aturan penulisan formulanya. 

 

Selain tombol-tombol perintah yang spesifik untuk kategori fungsi tertentu, dalam group Function Library ini terdapat beberapa tombol perintah lain yang bisa Anda gunakan untuk mempermudah penulisan formula, yaitu:

• Insert Functions: Jika Anda klik maka akan ditampilkan kotak dialog Insert Function yang berisikan seluruh fungsi yang ada berikut kategorinya. Anda tinggal memilih fungsi yang sesuai untuk langsung menggunakannya. Fasilitas pencarian juga disediakan dalam kotak dialog ini untuk membantu Anda mencari fungsi tertentu secara cepat.
• AutoSum: Tombol ini bisa Anda gunakan untuk menuliskan fungsi-fungsi dasar yang umum digunakan.
• Recently Used: Berisikan daftar fungsi-fungsi terakhir yang pernah Anda kerjakan.